Документування є невід’ємною частиною будь-якої управлінської діяльності. Саме завдяки фіксації інформації на матеріальних носіях забезпечується збереження, передача і використання даних у процесах керування, планування та контролю. Без правильно організованого документування неможливо уявити ефективну роботу сучасної установи чи підприємства.
Сучасні системи документування постійно удосконалюються, орієнтуючись на розвиток технічних засобів і потреби організації. Вони регламентують порядок створення, обробки, зберігання і використання документів, тим самим сприяючи підвищенню продуктивності праці та ефективності управлінських процесів.
Поняття документування
Документування — це процес створення документа за допомогою різноманітних методів, способів та засобів фіксації інформації на матеріальному носії. Основне завдання документування полягає у наданні інформації юридичної сили, забезпеченні її збереження і можливості використання у майбутньому.
Метод документування — це сукупність засобів фіксації інформації шляхом застосування різних знаків.
Спосіб документування — це сукупність дій або конкретна дія, що здійснюється для запису інформації, наприклад, фотохімічним, електромагнітним, механічним або ручним шляхом.
Засоби документування включають в себе весь спектр пристроїв — від гусячого пера до сучасних електронно-обчислювальних машин (ЕОМ).
Системи документування
Система документування — це комплекс процесів і технічних засобів, що забезпечують створення, узгодження, оформлення, виготовлення, розмноження, реєстрацію, контроль виконання і зберігання документів у процесі роботи організацій, установ і підприємств.
Всі процеси документування регламентуються відповідними законодавчими актами, державними стандартами, Єдиною державною системою діловодства (ЄДСД), відомчими нормативними документами, інструкціями та посібниками.
Системи організації діловодства бувають різних типів:
Централізована система
В централізованій системі основні діловодні операції виконуються спеціалізованими структурними підрозділами. Така організація ефективна для установ з великим обсягом документації (понад 10 000 документів на рік) і невеликою кількістю структурних підрозділів. Її застосовують, зокрема, у виконавчих органах влади.
Переваги централізації:
- можливість механізації процесів;
- уніфікація діловодних процедур;
- підвищення ефективності обробки документів.
Часткова централізація (змішана система)
При частковій централізації частина діловодних процесів виконується централізовано, а інша — децентралізовано. Наприклад, реєстрація і розподіл документів відбувається централізовано, а оформлення і зберігання — безпосередньо в підрозділах.
Децентралізована система
Децентралізація документування передбачає, що всі діловодні операції виконуються безпосередньо в структурних підрозділах. Такий підхід є доцільним у випадках, коли підрозділи розташовані в різних приміщеннях або мають значну віддаленість один від одного.
Організація роботи з документами
Організація роботи з документами охоплює:
- прийняття та реєстрацію документів;
- розподіл по підрозділах;
- контроль за виконанням;
- формування справ;
- пошук, зберігання, використання документів;
- підготовку до здачі документів в архів.
Грамотно організоване документування дозволяє своєчасно отримувати достовірну інформацію, яка є основою для прийняття управлінських рішень. Важливим аспектом є суворе дотримання встановлених правил та процедур оформлення документації.
Роль документування в управлінській діяльності
Документ є носієм управлінської інформації, яка має величезне значення у щоденній діяльності установи. Отримання, обробка, зберігання і передача інформації — це фундаментальні елементи будь-якого управлінського процесу.
Документування управлінських дій включає:
- фіксацію управлінських рішень;
- доведення завдань до виконавців;
- контроль за виконанням доручень;
- збереження інформації для звітності та аналізу.
Рівень організації документування безпосередньо впливає на культуру управління, швидкість і якість прийняття рішень.
Висновки
Документування є основною ланкою процесу управління і важливою складовою організаційної діяльності будь-якої установи. Системи документування дозволяють оптимізувати роботу з інформацією, забезпечити її збереження та ефективне використання. Розвиток технічних засобів, а також вдосконалення нормативної бази сприяють постійному підвищенню ефективності діловодних процесів, що в кінцевому підсумку впливає на успішність діяльності всієї організації.