Діловодство: характеристика як документ. Реферат

Вступ

Характеристика ‒ один із найстаріших і водночас найгнучкіших документів діловодства. В епоху швидкої зміни технологій, віддаленої роботи та глобальної мобільності персоналу вона залишається ключовим інформаційно-оціночним ресурсом, що забезпечує об’єктивність кадрових рішень. Принцип «одна сторінка – максимум інформації» перетворився на комплексний підхід із чітким алгоритмом складання, багаторівневим погодженням і суворими вимогами конфіденційності.

Метою реферату є ґрунтовне дослідження характеристики як документа: її історичної еволюції, правового регламенту, класифікації, технології створення, помилок і тенденцій розвитку.

---

Поняття, роль і місце характеристики у системі діловодства

Характеристика ‒ це службовий документ, який містить стислу, але повну оцінку ділових, професійних, інтелектуальних та морально-етичних якостей особи на підставі підтверджених фактів її діяльності.

Історичний екскурс

• XIX ст.: у Російській імперії поширені листи-рекомендації («репутаційні грамоти») для вступу на державну службу.
• 1920-ті рр.: радянське діловодство формалізує «службову характеристику» (форма № 2-гс); акцент ‒ на «соціальному походженні» та «ідейній стійкості».
• 1990-ті рр.: перехід України до ринкової економіки — зміщення акценту з політичних на професійні та етичні якості.
• 2020-ті рр.: цифровізація та впровадження e-signature; поява розділів про soft skills, крос-культурні компетентності та ESG-поведінку.

Нормативно-правова база

Рівень	Документ	Ключові положення
Національний	ДСТУ 4163:2020, Наказ ДАСУ № 100/150 (2012)	Уніфіковані реквізити, шрифти, поля, порядок реєстрації
Спеціальний	Наказ Мінекономіки № 320 (2021) щодо електронних трудових книжок	Допускає цифрові характеристики у HRIS
Міжнародний	ISO 15489-1:2016 «Information and documentation – Records management»	Вимоги до достовірності й автентичності кадрових записів
Європейський	GDPR (Регламент 2016/679)	Підстава обробки персональних даних, права суб’єкта даних

---

Класифікація характеристик

За функціональним призначенням

1. Виробнича – для конкурсів, переведення, укладання контракту.
2. Атестаційна – під час планової оцінки персоналу, присвоєння кваліфікацій.
3. Рекомендаційна – для вступу до ЗВО, міжнародних програм, грантів.
4. Нейтральна – на вимогу суду чи слідчих органів без оціночних суджень.

За рівнем ініціативи

• Ініційована роботодавцем (планова, позапланова).
• На прохання працівника (добровільна).
• За запитом сторонньої організації (обов’язкова).

Порівняння з іншими кадровими документами

Документ	Функція	Обсяг	Тональність	Зберігання
Характеристика	Оцінка якостей	1-2 с.	Збалансована	75 р. (особова справа)
Резюме	Самопрезентація	1-3 с.	Суб’єктивна	До завершення конкурсу
Рекомендаційний лист	Підтримка кандидата	1 с.	Позитивна	5 р.

---

Життєвий цикл характеристики

Підготовчий етап

1. Збір фактів: витяги з трудової книжки, наказів, систем KPI.
2. Опитування: інтерв’ю з безпосереднім керівником, колегами.
3. Перевірка: звіряння даних із HRIS, бухгалтерією, дисциплінарним реєстром.

Проєктування та погодження

• Кадровик створює драфт, що проходить два кола візування (HR → керівник підрозділу → керівник установи).
• У багатьох компаніях використовується принцип «4-очей» для уникнення упередженості.

Реєстрація та зберігання

• Характеристика фіксується у журналі реєстрації (паперовому чи електронному).
• Оригінал видають особі під підпис, копію сканують і додають до особової справи (форма П-2).
• Строк зберігання – термін дії трудових відносин + 75 років (для держслужби).

---

Реквізити та вимоги до оформлення

Обов’язкові реквізити

1. Назва документа (великими літерами по центру, наприклад ХАРАКТЕРИСТИКА).
2. Персональні дані (ПІБ у родовому відмінку).
3. Посада, підрозділ, місце роботи.
4. Паспортні відомості (рік народження, освіта).
5. Основний текст.
6. Висновок (мета надання).
7. Підписи та розшифрування підписів.
8. Дата складання.
9. Печатка.

Додаткові реквізити

• Ідентифікаційний код працівника.
• QR-код для перевірки автентичності у HRIS.
• Електронний підпис (КЕП) керівника в цифровому форматі.
• Номер та дата запиту сторонньої установи.

---

Модульна структура тексту характеристики

Блок	Зміст	Приклад формулювання
Паспортна частина	Загальні дані про особу	«Іванова Олени Сергіївни, 1995 р.н., освіта повна вища…»
Аналітична	Опис трудової біографії, професійних функцій	«Працює в департаменті продажів із 2018 р., з 2022 р. – керівник групи…»
Оціночна	Ділові, лідерські, морально-етичні якості, досягнення	«Системно досягає 110 % плану, володіє методиками Agile-продажів…»
Рекомендаційно-цільовий	Призначення та пропозиції	«Рекомендується до участі у програмі МВА… Характеристику видано для подання до…»

---

Технологія складання характеристик

Методи збору інформації

• Формальні: аналіз наказів, звітів KPI, протоколів атестацій.
• Неформальні: метод 360°, поведінкові інтерв’ю, peer-review.

Інструменти вимірювання компетентностей

Метод	Кого залучають	Що вимірює
KPI-матриці	Керівник, HR-BP	Кількісні результати
360°	Колеги, підлеглі, керівник	Soft skills, лідерство
STAR-інтерв’ю	HR-фахівець	Ситуаційні поведінкові реакції

Digital-HR-інструменти

• HRIS (SAP SuccessFactors, PeopleForce) – автоматичні шаблони характеристик.
• ATS (Workable, Greenhouse) – модуль рекомендацій.
• AI-асистенти – генерація драфтів на основі внутрішніх даних (із подальшою валідацією людиною).

---

Особливості окремих видів характеристик

Атестаційна

• Включає таблицю результатів останніх двох атестацій.
• Містить порівняльну динаміку компетентностей.

Виробнича

• Акцент на економічній ефективності, технічних знаннях.
• Детально описує виконані проєкти, досягнуті показники.

Рекомендаційна

• Підкреслює потенціал, здатність до навчання, соціальну відповідальність.
• Часто додається контактна особа для підтвердження інформації.

Нейтральна та судова

• Виключає суб’єктивні характеристики, містить лише фактичні дані (дати, посади, відсутність/наявність стягнень).
• Може бути завірена нотаріально.

---

Конфіденційність і захист персональних даних

Законодавчі вимоги

• Закон України «Про захист персональних даних»: необхідна письмова згода працівника на передачу характеристики третім особам, крім випадків, передбачених законом.
• Журнал обліку запитів має містити підставу та мету запиту, строк зберігання, особу-отримувача.

GDPR-аспекти

• Для міжнародних компаній обробка персональних даних у характеристиці повинна базуватися на легітимному інтересові чи виконанні контракту.
• Працівник має право одержати копію, вимагати виправлення неточностей (Right to Rectification).

---

Типові помилки та способи їх уникнення

Помилка	Наслідок	Як виправити
Бездоказові загальні фрази («відповідальний», «сумлінний»)	Знижує довіру до документа	Додавати фактичні приклади та KPI
Відсутність дати складання	Неможливо верифікувати актуальність	Зазначати дату в лівому нижньому куті
Розчленування ПІБ відмінками («Іванова Олена»)	Порушення норм ділової української	Використовувати родовий відмінок повністю
Суперечливі оцінки	Юридичні ризики	Внутрішнє редагування «чотирма очима»

---

Чек-лист для кадровика

1. 🔲 Перевірив наявність письмового запиту / згоди працівника.
2. 🔲 Зібрав та звірив дані (трудова книжка, накази, KPI).
3. 🔲 Узгодив чернетку з безпосереднім керівником.
4. 🔲 Додав усі обов’язкові реквізити й електронний підпис.
5. 🔲 Зареєстрував характеристику в журналі.
6. 🔲 Видав оригінал працівнику, скан – у HRIS.

---

12. Практичні приклади (фрагменти)

Приклад 1 – Атестаційна (вирізка)

Бойку Андрію Миколайовичу, інженеру-механіку 1-ї категорії…

• Норматив продуктивності цеху збільшено на 12 % за 2024 р.
• Реалізував Lean-проєкт, що скоротив втрати матеріалу на 7 %.
• За результатами атестації 2023 р. отримав бал 4,6/5.

Приклад 2 – Рекомендаційна (вирізка)

Хоменко Марії Олександрівні, студентці 4 курсу факультету кібербезпеки…

• Брала участь у всеукраїнському хакатоні, де посіла 2-ге місце.
• Володіє мовами Python, Go, має сертифікат CompTIA Security+.
• Рекомендуємо до участі в ERASMUS+ 2025.

Приклад 3 – Нейтральна (вирізка)

Сидорова Павла Ілліча, водія автотранспортного цеху…

• Працює з 2010 р.
• Дисциплінарних стягнень немає.
• Стан здоров’я згідно з довідкою профкомісії – придатний до роботи.

---

Тенденції та перспективи цифровізації

1. Тотальна eID: переведення характеристик у формат XML/JSON із можливістю машинного аналізу.
2. AI-оцінювання: попередня генерація тексту на основі HR-аналітики, автоматичний пошук KPI-пруфів.
3. Блокчейн-перевірка: запис хешів характеристик у розподілених реєстрах для запобігання фальсифікації.
4. Мікро-характеристики: короткі skills-badges для гіг-економіки (фріланс, проектна робота).

---

Висновки

Характеристика ‒ це синергія факту й оцінки, стандартизованої форми та творчого аналітичного підходу. Правильно складений документ підвищує довіру до працівника, оптимізує кадрові процеси й мінімізує юридичні ризики підприємства. Цифровізація відкриває нові горизонти – від AI-генерації текстів до блокчейн-верифікації, але водночас вимагає суворішого дотримання норм захисту персональних даних.

---

Список використаних джерел

1. ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система документації. Вимоги до оформлювання документів». – К.: УкрНДНЦ, 2020.
2. Наказ ДАСУ № 100/150 від 22.06.2012 «Типова інструкція з діловодства».
3. ISO 15489-1:2016 «Information and documentation – Records management».
4. Закон України «Про захист персональних даних» № 2297-VI від 01.06.2010.
5. Стельмах А. П. Кадрове діловодство: практичний посібник. – Х.: Фактор, 2024.
6. HR-review Journal. – № 2, 2025. – С. 34-45.